Ремоут на онбордингу Онбординг на ремоуті – виклик для компанії та стрес для співробітника. Подолати цей виклик дуже важливо, і ось чому.
За результатами досліджень Glassdoor, SHRM, і Bamboo HR успішний онбординг:

• збільшує імовірність того, що співробітник залишиться з компанією після перших 3 місяців на 82%;
• підвищує продуктивність нових співробітників на 70%;
• збільшує відчуття причетності до колективу у 3 рази, а до культури компанії – у 1,5 раза.

Я налаштовувала онбординг в Innocode і Matic і щомісяця допомагаю клієнтам Make it better адаптувати процеси для роботи на ремоуті.

Тому я рекомендую ці 4 особисто перевірені практики (і ще 1 бонусну у кінці статті), які допомагають компаніям швидко, продуктивно і дбайливо вбудовувати нових працівників у команди та процеси у ремоут і гібридному середовищі.

Персональна взаємодія і допомога в офісі – це просто і природньо. Коли у нового співробітника виникає якесь питання, він зазвичай звернеться до сусіда або колеги біля кавомашини. Навіть, якщо він не знає відповіді, то неодмінно скаже, до кого звернутись по неї.

Але на ремоуті сусідів нема. Тому варто їх призначити :-)
Ось 4 ключові ролі, які допомагають новому співробітнику інтегруватись у ремоут-команду продуктивніше та швидше. Кожна з них відповідає за окремий аспект досвіду новачка.

Ціль: технічний і операційний онбординг
Результат для новачка: я знаю, що і як мені робити

Для інженерів – це людина, яка допомагає новачку зрозуміти особливості використання технологічного стека і практик коду, наприклад, більш досвідчений інженер або техлід. А для менеджера – це колега, який вводить в курс поточних пріоритетів, роботи з клієнтами, проведення спринтів і правил використання інструментів управління проектами. Також ментор може поставити навчальні цілі та допомогти з робочими задачами.

Ціль: організаційний онбординг
Результат для новачка: я розумію правила роботи в компанії та знаю, до кого звернутись, якщо мені щось треба

Це HR-менеджер нашого новачка. Як правило, саме він організовує і керує процесом онбордингу. Він переконується, що у нового співробітника є все необхідне для роботи, допомагає з документами, призначає зустрічі, і завжди готовий відповісти на будь-яке організаційне питання на кшталт "Чи я можу взяти півдня day off?" або "Поясни, як працює програма опціонів?".

Ціль: культурний онбординг
Результат для новачка: я відчуваю, що я серед своїх

Зазвичай, це хтось із колег, який вже давно працює у компанії, і любить допомагати іншим влаштуватись у новому середовищі. Саме ця людина може підказати, як відчути себе як вдома, які саме цінності компанії впливають на реальну роботу і чи доречно постити мемасіки у загальний чат.

Ціль: продуктовий онбординг
Відчуття новачка: я знаю продукт і розумію наших клієнтів

Product Buddy розповідає, як влаштований продукт, які команди над ним працюють, як ми плануємо його розвивати, хто наші клієнти і як вони користуються продуктом.

А ще у деяких продуктових компаніях, наприклад, Help Scout, Kayak чи Zapier, є практика Whole Company Support, яку персонально я обожнюю. Це коли всі новачки деякий час працюють на лінії підтримці клієнтів. Інженери, менеджери та дизайнери стикаються з реальними проблемами та відгуками користувачів, щоб краще зрозуміти, як саме люди користуються їх продуктом і що їх тішить чи дратує.

Долучення до життя і культури компанії – одна з основних цілей успішного онбордингу. Але досягти її у гібридному або ремоут-середовищі складніше.

Гарно задокументовані політики – це чудово, але іноді їм бракує інтерактивності й відчуття персонального ставлення. А коли йдеться, наприклад, про культуру компанії, то відео з посмішками колег передасть її значно краще за детально прописані правила.

Хоча живі відеозустрічі також вирішують цю задачу, вони потребують участі, часу і синхронізації багатьох людей (які до того ж можуть бути в різних часових зонах), і це ускладнює такий підхід.

Ось декілька тем відео, які зроблять ремоут-онбординг нових співробітників швидким, людяним і органічним:

• Вітаємо в компанії!
• Налаштування технічного середовища
• Як ми спілкуємось на ремоуті
• Як влаштований наш продукт
• Навчальні та тренувальні відео
• Корпоративні політики
• Презентації від тімлідів і керівників відділів, у яких вони розповідають, над чим і як працюють їх команди.

Неочікуваний бонус: такі відео круто підсилюють ваш бренд роботодавця.
Але все ж таки краще один раз побачити, ніж 100 разів почути:

Передача знань новим співробітникам – ключова задача онбордингу.

На ремоуті документація ще більш важлива, тому що природнього обміну інформацією зазвичай менше, ніж в офісі. Це призводить до того, що люди раз за разом витрачають час і зусилля на пошуки вже добре відомої відповіді, а компанія при цьому втрачає темп і гроші.

Окрім скорочення часу на пошук відповіді, гарна документація зменшує фактор незамінності, який виникає, коли знання накопичуються на рівні окремих співробітників, а не компанії загалом. Це особливо проявляється, коли такі люди залишають компанію.

Ці бази знань і хендбуки – постійний, живий і безкінечний (у хорошому сенсі) процес, який відображає реальні практики компанії. А ще це чудовий інструмент покращення бренду роботодавця.

Хендбуки здебільшого стосуються цінностей, культури та політик компанії – ці штуки рідко змінюються. Але в роботі є багато динамічних складових, які також важливо накопичувати та зберігати.

Що ще варто документувати:

• сам процес онбордингу!
• робочі процеси і алгоритми;
• знання по продукту;
• технічні рішення;
• підсумки (а іноді й відео) зустрічей і чатів, якщо вони впливають на інших людей;
• FAQ;
• результати опитувань;
• правила комунікації;
• все інше, що важливо для вашої компанії.

Ну а в GitLab, Zapier чи Basecamp документують ВСЕ, і це допомагає їм будувати взірцеві ремоут-середовища.

Фідбек від співробітників (і не тільки нових) – мабуть, найкращий спосіб зрозуміти, наскільки процес онбордингу корисний для них.

Коли нова людина потрапляє в організацію, зазвичай для неї це невідомість і стрес. Тому дуже важливо якомога раніше почути її проблеми та підлаштувати процес онбордингу так, щоб їх вирішити.

Онбординг – критичний фактор довгострокових стосунків зі співробітником. Тож тримайте руку на пульсі.

Як збирати фідбек?
Найкраще рішення – знайти оптимальний баланс між опитуванням і розмовою 1-на-1.

Опитування – чудовий інструмент для отримання регулярного фідбеку по найбільш розповсюдженим питанням, які легко виміряти. Ось лише декілька прикладів питань, для оцінки яких зручно використовувати шкалу, наприклад, від 1 до 10 і порівнювати отримані результати:

Оцінить саме ваш онбординг:

• Перший день
• Технічний сетап
• Доступ до важливої інформації
• Допомога колег
• Тренінг по продукту
• Постановка і строки задач
• Внутрішня комунікація
• Розуміння культури

Оцінить вашу взаємодію з

• Mentor
• Culture Buddy
• People Ops Buddy
• Product Buddy

Для цього можна використовувати Google Forms або спеціалізовані інструменти, наприклад, CultureAmp чи Officevibe. Та головне – аналізувати отримані дані та покращувати процес онбордингу згідно з результатами.

Ми в Make it better розробляємо опитування і робимо аналітику, яка допомагає компаніям створити ефективний ремоут онбординг.

Розмова 1-на-1 краще пасує для обговорення оцінок і відкритих питань, наприклад:

• Як можна було б покращити твій перший день (тиждень, місяць)?
• Якої інформації чи ресурсів тобі бракувало?
• Розкажи про свої враження від команди.
• Твоя оцінка нашої внутрішньої комунікації була досить низька. Поділись, що не так?

Я обіцяла бонус-практику :-)
Ось вона: навіть при повному ремоуті круто відправляти щось фізичне своєму новому колезі (благо доставки зараз працюють по всьому світі). Це може бути фірмові наклейки на ноут, вручну підписана листівка, футболка, пляшка улюбленого напою чи книга. А може й навіть зручний робочий стілець для роботи з дому чи продуктовий набір, щоб відсвяткувати свій перший робочий день разом із домашніми.

Більшість з цих ініціатив не зроблять діри у бюджеті, але це справді приємно й відправляти й отримувати.

А які практики ремоут-онбордингу ви використовуєте у себе?
Пишіть у коментах і приєднуйтесь до обговорення на Facebook і LinkedIn!