Slack guide

Я вже 10 років розвиваю проекти, команди та комунікацію в аутсорсингових і продуктових компаніях на позиції СОО. А останні кілька років я консультую на теми операційного менеджменту, People Operations і бренду роботодавця. Саме завдяки консалтингу я побачила, як сильно проблеми внутрішньої комунікації (а частіше за все вона відбувається у Slack) з'їдають час і знижують продуктивність, постійно і непомітно.

Стаття буде корисна усім, хто використовує слак в щоденній роботі — від джунів до СхО і власників бізнесу, незалежно від розміру компанії. Проте особливо рекомендую PM'ам, тімлідам і керівникам, адже саме ви маєте більше можливостей поширити ці практики у своїй команді або компанії.

Я постійно чую скарги на слак. Люди роздратовані інформаційним шумом, постійними нотіфікейшнами, безкінечним листуванням. І чим більше компанія, тим більше незадоволеності та нерозуміння, як цим правильно користуватись. Кількість людей, каналів, зайвого листування, загублених повідомлень росте, як сніжна куля. Проте я вважаю, що процеси важливіші за інструменти, тому не спішіть шукати щось краще за слак, а краще давайте навчимось ним користуватись.

Моя попередня стаття «Як перестати сидіти в чаті та почати працювати?» отримала позитивні відгуки й більш, ніж 10к переглядів. Цей гайд по слаку – її практичне продовження для найпопулярнішого середовища робочої комунікації в IT. Я підкреслюю, що слак – не просто інструмент, а корпоративне середовище, тому раджу вам сформувати свій корпоративний гайд (лінк на шаблон для вас – в кінці статті) і використовувати його у щоденній роботі.

О, це просто. Якщо використовувати слак правильно, він робить робоче середовище продуктивнішим, і прискорює прийняття рішень, полегшує онбординг. Якщо ж ні – слак буде відволікати, дратувати, збивати фокус, сповільнювати рішення і марнувати тисячі годин щомісяця ще й робити це непомітно.

Ось, як цього уникнути.

Можна забивати цвяхи мікроскопом, але краще використовувати інструменти за призначенням.

Ось справжнє призначення слаку:

1. Обговорення та прийняття рішень в невеликій (3–10) групі людей
   
2. Ситуації, коли ви не знаєте, хто саме може відповісти на ваше питання та звертаєтесь до профільного каналу.
   
3. Питання, по яких можна швидко досягти згоди, наприклад, підтвердження деталей вже прийнятого рішення.
   
4. Оголошення й апдейти – канал #announcements або #companyupdates
   
5. Direct messages співробітникам і відділам
   
6. Автоматичні повідомлення й алерти (у слака купа корисних інтеграцій зі сторонніми сервісами та ботами, наприклад:
   - Karmabot – система винагород і роздачі плюшек,
   - Geekbot – стендапи, підсумки дня, автоматизація повторюваних завдань,
   - Donut – з'єднувач людей для неформального спілкування,
   - Giphy – то, без чого робота неможлива (гіфки з котиками).
   А ще можна написати свою інтеграцію, наприклад у Ruby-ком'юніті Pivorak ми налаштували автоматичні сповіщення про донейти через сайт.
7. Короткі опитування (наприклад, оберіть час зустрічі) з емодзі-відповідями.
   
8. Single channel guest (це коли ви створюєте окремий канал і запрошуєте у нього людину ззовні (наприклад, кандидата, фрілансера або консультанта – наприклад, мене).
   
9. Ну і нарешті, щоденні асинхронні стендапи. Це одна із модних практик під час ремоуту (для цього є додаткові слак-тулзи, наприклад, Standuply), але вона підійде не кожній компанії.
   

1. Групові зустрічі (Zoom, Hangouts).
2. Термінові повідомлення і дзвінкі (телефон або інший інструмент на ваш смак, наприклад Telegram).
3. Разова взаємодія з людьми ззовні вашого робочого середовища (пошта)
4. Рев'ю та обговорення матеріалів, коду, дизайну, текстів, прототипів (Google Docs, спеціалізовані інструменти для цих задач).
5. Управління задачами проекту (ваш улюблений інструмент управління проектами)

Перевірте себе, які з цих процесів у вас в компанії відбуваються у слаку.

Це і є головне правило? Звучить аж надто просто, але щодня більшість слак-середовищ порушують обидві його частини. Розберемо їх по черзі, й почнемо з потрібних місць.

Взагалі, я раджу робити так:

• Якщо ви пишете повідомлення на нову тему – пишіть прямо в канал.
  
• Якщо ви відповідаєте на вже існуюче повідомлення – пишіть в треді під ним.
  
  

Проте це також залежить від розміру, типу каналу і мети вашого повідомлення.
У великих каналах, наприклад, #kyiv-office, я рекомендую використовувати треди. Це мінімізує шум, дозволяє дискусіям тривати серед зацікавлених людей і не відволікає інших.

І навпаки, у невеликих і спеціалізованих каналах, наприклад, #js-templates, пишіть прямо у канал (але тільки на тему цього каналу). Чому? Тому що дискусії про темплейти джаваскріпту скоріш за все будуть корисними для усіх в цьому каналі.

Окрема проблема, про яку я часто чую – це канал #announcements. Його не чують, не читають, мутять, він перестає працювати. Запитайте себе:

• Чи не забагато в ньому повідомлень і чи дійсно важливо, щоб всі працівники про них знали? Я знаю приклади, коли компанії постять там оголошення по два-три рази на день і люди просто мутять канал і дуже рідко до нього повертаються. Тож рекомендую чітко визначити людей, які можуть постити в #announcements і теми та частоту повідомлень у ньому. Я рекомендую щось анонсувати максимум 1 раз на день, а в ідеалі 1–2 рази на тиждень. Релевантність анонсів залежить від розміру компанії – чим більше у вас людей, тим вужчий діапазон тем. Наприклад, якщо у вас щомісяця з'являється 1 новачок в компанії, доречно буде запостити це в #announcements, а якщо 15 – то це заспамить канал. В такому випадку робіть 1 пост в кінці місяця зі списком нових колег.
  
• Чи є у людей можливість висловитись і обговорити ці оголошення в тредах? (Інакше #announcements перетвориться на якійсь державний телеканал). А ще заохотьте колег реагувати емоджіками, щоб оцінити реакцію.
  

Часто буває, коли:

1. Прочитав повідомлення з питанням або задачею
   
2. Прямо зараз не можеш або не плануєш за неї взятися, переключився на наступний канал чи задачу
   
3. Червона цяточка непрочитаного вже пропала
   
4. Ти теж забув, що треба зреагувати
   
5. Проблема: а задача ж так і не була зроблена.
   
   

Моя порада, як цього уникнути: я використовую zero inbox principle в пошті та за допомогою ремайндерів аналогічний підхід в слаку.

Я раджу спілкуватись саме у публічних каналах. Чому?

• Формується спільне інформаційне середовище. Коли його нема, тільки частина людей в курсі того, що має бути відомо усім в команді або компанії. Це марнує купу часу та нервів, не треба так.
  
• Легше знайти рішення. Якщо більшість робочих каналів мають чітке призначення, це знижує рівень чат-сміття і полегшує пошук потрібної інформації. Плекайте профільність каналів, і навіть, якщо в каналі #devtools сидять всі розробники, не треба там обговорювати майбутній хакатон.
  
• Зниження ризику, що якась важлива дискусія десь там була, а де ж? (Потім з'ясовується, що вона взагалі була у вже видаленому приватному каналі).
  
• Зменшення зайвих каналів. Коли люди бачать, що однакові теми обговорюються у декількох різних каналах, зайві з них мутяться, а потім і зникають. Плюс можна налаштувати бота, який буде автоматично архівувати канали, які давно не використовуються.
  
• Простота шерінгу. Усіма постами та файлами з публічних каналів можна поділитися в інших каналах (а з приватних – ні).
  

До речі, про шерінг.

Тоді вся дискусія буде в одному місці (каналі чи треді) – це швидко і зручно.

Втім, використовуйте приватні канали або особисті повідомлення для:

• Чутливих і проблемних тем.
  
• Обміну конфіденційною інформацією з клієнтами.
  
• Співпраці з фрілансерами.
  
• Роботи над чернетками та 1-на-1, які ще не готові побачити світ.
  
• Надання особистого фідбеку (втім, краще робити це на зустрічі, а не в чаті).
  

У спілкуванні у великих групових чатах є нюанс: людина, яка має зреагувати, може просто не побачити вашого повідомлення, навіть якщо вона дуже дисциплінована. Щоб цього уникнути, тегніть колег, які мають зреагувати. @mention відправляє пуш-повідомлення затеганій людині, тож вона скоріше побачить ваш пост.

Часто потрібно повідомити групу людей наприклад, QA чи техпідтримку, у більшому каналі. Для цього зручно зробити групи @qa-squad @ts-squad і запросити до них відповідних людей (фіча платного слаку).

Mention каналів – дуже потужний інструмент, але користуйтесь їм розумно.

• @channel: Відправляє повідомлення всім людям у каналі. Раджу використовувати для оголошень, великих апдейтів і термінових задач, що потребують негайної уваги. Можна встановити права використання в адмінці.
  
• @here Відправляє повідомлення всім людям, які зараз онлайн у каналі. Варто використовувати в профільних каналах, щоб швидко отримати пораду чи відповідь від будь-кого, хто зараз онлайн.

Друга складової нашого головного правила – якісні повідомлення. Я детально розбирала тему письмової комунікації з прикладами було-стало у статті «Асинхронна комунікація», але сьогодні сконцентруємось саме на повідомленнях у слаку.

Чітко дайте колегам зрозуміти, чи ви на зв'язку і в якому ви робочому стані :) Можна робити це вручну, а зручно – за допомогою інтеграції з календарем гугла.

Також я раджу налаштувати правила у себе в профілі, коли вам будуть приходити повідомлення (у мене, наприклад, стоїть з 8 до 21). Слак автоматично ставить вам статус Active, якщо ви просто знаходитесь за комп'ютером (не обов'язково в слаку). Якщо ви хочете, щоб вас зараз не турбували, поставте статус Away (шорткат /away) вручну.

Коли робота на сьогодні завершена, виходьте зі слаку або поставте статус Do Not Disturb (шорткат /dnd). До речі, можна налаштувати ці корпоративні статуси на рівні вашого workspace. Важливо: так варто робити, тільки якщо у вас в компанії є channel map – карта каналів і швидкості реакції у них. Тоді якщо раптом виникнуть термінові питання до вас, колеги зможуть скористатися каналами для термінового зв'язку, наприклад, телефоном.

Обережно, делікатна тема! Але і до неї є розумний підхід – ось він:

Ми відповідальні за зручність і продуктивність свого робочого середовища, яке ми створили. Тому:

1. Напишіть свої правила слаку. Але не треба робити це з нуля – я розробила open-source шаблон внутрішніх правил слаку (in English). Скачайте шаблон безкоштовно, трохи підлаштуйте під себе і зробіть своє робоче середовище кращим.
   
2. Вчіть правилам комунікації у слаку нових співробітників під час онбордингу. Це значно прискорить адаптацію до робочого середовища та скоротить період, коли новачок не знає що, де і кому писати.
   
3. Впровадьте (хоча б на особистому рівні) підхід Assume Positive Intent:
   
   • Припускайте позитивний намір будь-яких повідомлень, які ви отримуєте.
     
   • І навпаки, якщо ви відправляєте повідомлення, погляньте – чи можна їх зрозуміти неправильно? Якщо є можливість, додайте в них трохи тепла.
     
4. Перевірте повідомлення перед відправкою. Це збереже вам спокій, а вашим колегам – час.
   
5. Ну і нарешті, якщо колега відступає аж надо далеко або часто від корпоративних правил слаку, ввічливо скажіть їй про це і порадьте, як саме вона може покращити свою комунікацію.
   

А вас дратують червоні цяточки непрочитаних повідомлень і спам в каналах? Які з цих практик ви хотіли б вжух – і магічно впровадити вже вчора? Пишіть у коментарях!