Onboarding: від оферу до першого тижня на роботі

Disclaimer: Ця стаття була написана, коли я працювала Head of Operations в Matic з 2017 по 2018 рік та відповідала за організацію та впровадження онбордінгу в компанії разом із командою.

Коли нарешті підписаний офер лежить у тебе на столі (скорше на мейлі), визначена дата виходу, то у тебе автоматично розслабляються всі м'язи і з'являється бажання розкоркувати пляшечку сухого. Плюс ти думаєш, що основна робота вже позаду.

Але це не так. Далі стартує процес онбордінгу задовго до першого дня. Відсутність цього процесу не тільки знижує мотивацію, але ще й створює стрес як для нової людини, так і для ваших старожилів. Хто це? Що ця людина тут робить? В якій команді працюватиме? І взагалі, як її/його звати?

У новачка питань ще більше: від того, де знаходиться туалет і як включити кавомашину, до того, хто поставить перші цілі і скаже, що він зробив все вірно та зрозумів, що від нього чекають.

Після трансформації процесу у нас в компанії Matic ми відчули, що перший тиждень в компанії має неймовірний вплив на те, як ти сприймаєш компанію надалі, на твою ефективність, інтегрованість і задоволеність роботою.

Перед тим, як ми перейдемо до деталей, я б хотіла пояснити, на яких засадах базуємо цей процес:

Якщо опустити ряд формальностей і паперової роботи, ваша задача — підготувати все ДО виходу на роботу.

1. Дати знати куди і о котрій прийти (і кому дзвонити, щоб впустили в офіс)
2. Дати знати, що чекає на людину -> cформувати розклад та пояснити цілі зустрічей на перші дні (нам вдається наразі розписати 2–3 дня)
3. Познайомити із культурою компанії (так, ви певно вже зробили це в процесі рекрутингу, але тут варто вдатись до деталей)
4. Представити week one Matician (так ми називаємо людину, яка свідомо бронює більше часу на допомогу новачкові, кожного дня цікавиться, як ідуть справи, і готова допомогти на кожному кроці із незрозумілим йому середовищем)
5. Зробити для всього процесу онбоардінгу чек-ліст, запланувати час і пояснити його важливість всім учасникам цього процесу
6. Познайомити колег із новачком ще до того, як він перетне поріг офісу в перший робочий день. Пояснити, що кожен може допомогти: замовити обід, спитати, як справи, побажати гарного вечора і спитатись, чи потрібна допомога

Що ми зробили для досягнення цих цілей? В першу чергу розробили Welcome to Matic документ, який покликаний максимально зменшити кількість незрозумілостей: які традиції у нас є, хто працює в нашому офісі в Коламбусі, що таке хакатон і понеділкові демо, чого чекаємо і що цінуємо. Нижче приклади і цитата, яку я особливо люблю.

Пишіть тексти душевні та зрозумілі, щоб коли їх хтось читав, то тепло розтікалось по cерцю, усмішку не можна було б стримати, та щоб людина з того боку екрану відчувала, що писали його люди із почуттям гумору, прості і дружні— такі як і ти.

І ще. Щоб людина, коли прочитала цей документ, зрозуміла, що зробила правильний вибір і що на неї дійсно чекають.

Далі. Формуємо розклад і надсилаємо його новачкові за 1–3 дня до старту роботи. Що пишемо там? Зустрічі (із поясненням куди прийти, хто буде на них і про що будемо говорити), час на відпочинок (так, забронюйте людині вільний час, щоб вона могла з'їсти свій обід спокійно), якщо є зустрічі, які потребують підготовки чи активності з боку новачка — пишемо, чого чекаємо. Після створення офіційного акаунту, додаємо всі заплановані зустрічі в календар новачка.

Далі іде моя улюблена частина із питаннями-відповідями, або Introduce youself to the team :) Як презентувати людину всім, як дати ті зачепки для перших розмов за горнятком кави? Ми створили список питань, що здатні розтопити лід і формальності, на які просимо людину відповісти за декілька днів до старту. Відповіді ж надсилаємо всій компанії мейлом, презентуємо людину, роль, команду, куди долучається, ага, і додаємо фото (це така очевидна і проста ідея, особливо із офісами в декількох локаціях — так ви точно зможете впізнати людину серед інших облич і не дивуватись, хто це)

Їдемо далі і готуємось до зустрічі! Стіл готовий, на столі є техніка, іменне горнятко, роздрукований розклад, стікери, блокнот, футболка потрібного розміру і особистий подарунок. Саме ці питання, які ми надіслали перед тим, дадуть вам підказку для підготовки подарунку: що, як людина колекціонує пивні етикетки, професійно займається волейболом, або ввечері собі любить почастуватись хеннесі і передивитись всі серії Black Mirror? Зробіть подарунок вдумливо.

Я не можу пояснити цієї простої магії, коли люди збираються за спільним столом, частуються, сміються, задають питання та просто допомагають один одному намастити масло на хліб. Саме через цю магію ми починаємо перший день новачка зі спільного сніданку, коли всі-всі збираються і присвячують старт дня для того, щоб зустріти нову людину, подякувати за те, що приєднався до нас, дізнатись про нього більше і побажати гарного розгону.

Коли у тебе на руках є чек-ліст і спланований розклад, то перший день проходить організовано. Ти видав всі необхідні доступи, створив акаунти (будь ласка, зробіть це якомога швидше, щоб людина могла спокійно почати користуватись комп'ютером в перший ж день роботи!) надав ключі від офісу, підписав решту необхідних документів (пояснюйте людям, що вони підписують і дайти час на почитати), інвестував час в те, щоб ще раз усно розповісти про те, куди компанія рухається, які зараз є цілі на квартал, розповів її історію, пояснив ще раз цінності і що значить формула Customer>Team>Yourself, розповів про особливості інженерного процесу, секьюріті моменти, і ще — після цього дав лінк на Knowledge Base в Confluence, де це все можна спокійно перечитати (ми тут не ідеальні, але початок вже закладено).

І ще. Будьте уважні до дрібниць: спитайте про харчові алергії чи улюблені страви, просто замовте обід на перший день та принесіть стакан води посеред робочого дня :)

Призначте додаткову зустріч для встановлення всіх формальностей. Договори і папери, коли прийде перша зарплата, що робити, якщо захворів, які бенефіти і як ними користуватись. Всі ці речі можуть бути дрібницями для вас, але важливими для людини. У мене був випадок в житті новачка, коли той боявся взяти лікаряний, бо просто не знав, як це правильно зробити. Фінансові домовленості обов'язково фіксуємо письмово, даємо посилання на те, де це можна ще раз перечитати і до кого підходити із подібними питаннями.

Пост в інстаграмі, додавання до Team Page, початок процесу performance review, 1на1 із СЕО — у кожної компанії список далі може бути особливим, але важливо користуватись одним правилом: те, що ви знаєте про компанію і процеси в ній, новачок ще не знає — не бійтесь говорити багато, питати, розповідати і розжовувати, не думайте, що те, що спрацювало минулий раз, спрацює і сьогодні — знаходьте час на індивідуальний підхід. І як я люблю говорити:

І останнє. Просте і дієве. Шукайте зворотнього зв'язку і залучайте новачка допомогти покращити ваш онбоардінг процес наступного разу. Прислуховуйтесь до кожного його питання та ідеї, адже саме ця людина дивиться на вашу компанію "незамиленими" очима.

Буду рада дізнатись про ваші ідеї і організацію онбоардінг процесу: пишіть тут в коментарях або напряму в приват.

Далі буде :)